個人情報保護方針

概要

株式会社エイム（略称　株式会社AIM）は、コンピュータシステムの設計から導入、販売を通じてソリューションを提供し、システムを通じた企業活動のサポートを行うことを事業内容としており、お客様のプライバシー及び個人情報を保護する事が、当社の事業活動の基本であり、極めて重要な事項であると認識すると共に、当社の社会的責務であると考えております。

近年、個人情報の漏洩事件が発生したり、個人に関する情報が不当に利用されたりと様々な事態が起きており、個人情報の保護はますます重要になりつつあります。このような社会状況の中で当社は、お客様からお預かりした個人情報を適正に取り扱います。また、機密保持の徹底を行うためのルールを定め、役員及び従業員一同これを遵守するよう周知徹底して参ります。

個人情報の取得、利用及び提供、預託

当社は、個人情報の取得目的を明確にし、目的の範囲内でのみ適切な取得、利用、委託及び提供を行い、目的外利用を行わないための措置を講じます。自己の個人情報に対し開示、訂正、削除を求められたときは、合理的な期間かつ妥当な範囲内でこれに応じます。また、個人情報を業務委託先に提供する場合は、守秘契約等によって業務委託先に個人情報保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に個人情報を取扱う様に管理・監督致します。

個人情報安全対策の実施

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えいの予防ならびに是正に努めます。

個人情報に関する法令・規範の尊寿

当社は、個人情報の取扱いに関して、個人情報保護法をはじめ国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、社内規定に準拠して行動します。
また、従業者一同に教育・啓発を実施します。

苦情及び相談について

当社は、個人情報の取り扱いについて、苦情及び相談を受けたときは、適切、かつ、迅速な対応を行います。

コンプライアンス・プログラム

当社は、個人情報保護を適切に維持するため、個人情報保護遵守規定（コンプライアンス・プログラム）を策定、運用及び維持するとともにこれを継続的に改善します。

個人情報の利用目的

当社が保有する個人情報を、以下のとおり利用いたします。

個人情報又は第三者提供記録の開示等の請求手続き

株式会社エイム（AIM）ではお客様の個人情報のうち、開示対象の保有個人情報について利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用、消去または提供の拒否（以下「開示等」）に応じる手続きの方法を以下のとおり定めています。

• 開示等に関する注意事項
  • 保有個人情報の開示等請求に対し、次に定める項目に該当する場合、開示等を行わない場合があります。
    • 本人確認の情報と、当社内で管理している情報とが一致しないなど、本人確認ができない場合
    • 代理人による請求で、代理権が確認できない場合
    • 所定の開示等の対象が保有個人情報に該当しない場合
    • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 他の法令に違反することとなる場合
    • 利用目的の通知請求に対しては、上記以外に、次に定める項目に該当する場合
      • 利用目的を通知、又は公表することにより、当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
      • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める業務を遂行することに対して協力する場合であり、利用目的を通知、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
      • 利用目的が明らかである場合
  • 保有個人情報の内容が事実である場合、利用目的からみて訂正が必要でない場合は、訂正の請求に応じられない場合があります。
  • 請求に応じられない場合、その旨と理由について通知いたします。
• 開示等請求手続きで取得した個人情報の利用目的

  開示等請求手続きの中で当社が取得した個人情報は、当該手続きのための調査、本人ならびに代理人の本人確認、及び請求への対応に必要な範囲でのみ利用いたします。提出していただいた書類などは、回答終了時に、速やかにお客様へ返却いたします。

• 開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

  株式会社エイム
  苦情及び相談窓口対応責任者
  藤井 茉莉
  〒755-0151
  山口県宇部市西岐波区宇部臨空頭脳パーク1番
  

  TEL：0836-39-6100

• 保有個人情報の開示等の請求に際して必要な書類
  • 保有個人情報開示等請求書（当社所定のもの） 保有個人情報開示等請求書様式ダウンロード（PDF形式） ※ダウンロードすることができない場合には、本社へ直接お越しいただくか（事前の連絡が必要になります）、電話または お問い合わせフォームにてお問い合わせください。
  • 本人確認書類
  • 代理人による申請の場合の書類（代理人が請求する場合のみ）
• 本人確認書類について

  本人確認書類は次のものになります。

  【日本国籍の方】いずれか１点必要です。

  本人確認書類

  備  考

  運転免許証のコピー

  有効期限内のもの、裏面記載のあるものは裏面のコピーも必要。

  健康保険証のコピー

  有効期限内のもの、住所欄に現住所の記載・記入があるもの。
  生年月日の記載が2ページ目にある場合、そのコピーも必要。

  住民票の写し

  発効日から３ヶ月以内のもの。
  （本籍・家族情報を含まないもの。コピー不可）

  住民基本台帳カードのコピー

  有効期限内のもの、裏面記載のあるものは裏面のコピーも必要。
  住所、氏名、生年月日が記載されたもの。

  印鑑登録証明書

  発行日から３ヶ月以内のもの。

  【外国籍の方】いずれか１点必要です。

  本人確認書類

  備  考

  外国人登録証明書のコピー

  在留期限内のもの（永住者の場合は次回申請期限に到達していないもの）
  必ず裏面のコピーも必要

  外国人登録原票記載事項証明書

  発効日から３ヶ月以内のもの。

  パスポートのコピー

  写真・氏名・生年月日・国籍・住所の記載のあるもの

• 代理人による申請の場合の書類について

  代理人による申請の場合は、本人確認書類の他に次の書類が全て必要です。

  本人確認書類

  備  考

  任意代理人

  • 委任状または代理人選任届（印鑑は印鑑証明と同じもの）
  • 本人の印鑑証明書
  • 代理人の本人確認書類（４．本人確認書類について）

  未成年者の法定代理人

  • 法定代理権を確認するための書類
    • 親権者の場合－本人の戸籍抄本1通
    • 未成年後見人の場合－本人の戸籍抄本1通
  • 法定代理人の本人確認書類（４．本人確認書類について）

  成年後見人

  • 法定代理権を確認するための書類
  • 法定代理人の本人確認書類（４．本人確認書類について）

  法定相続人

  • 法定相続人を確認するための書類
  • 法定相続人の本人確認書類（４．本人確認書類について）

  ※当社は本籍に関する情報は取得いたしません。記載部分を塗りつぶしていただくか、コピーの場合は付箋などを貼り、写しをお取りください。

• 手数料について

  開示または利用目的の通知を請求の場合、請求1件につき手数料（1,500円分の郵便切手）が必要となります。
  手数料は、提出していただく書類に同封してください。

• 開示等請求書類送付先

  〒755-0151
  山口県宇部市西岐波区宇部臨空頭脳パーク１番
  株式会社エイム
  総務ソリューショングループ

  尚、直接本社へ来社されて、開示等の請求手続きをされる場合には、あらかじめ、下記までご連絡いただきますよう、お願いいたします。

保有する個人情報の安全管理のために講じた措置

• 基本方針の策定

  個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドラインの遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

• 個人情報の取扱いに係る規律の整備

  取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、担当者及びその任務等について個人情報の取扱規定を策定しています。

• 組織的安全管理措置

  個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業者、及び当該従業者が取扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告体制を整備しています。
  また、個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

• 人的安全管理措置

  個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  また、個人情報についての秘密保持に関する誓約を取得しています。

• 物理的安全管理措置

  個人情報を取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じています。
  また、個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じています。

• 技術的安全管理措置

  アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  また、個人情報を取扱う情報システムの外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人情報保護に関するお問い合わせ窓口

ご不明点などございましたら、下記問い合わせ先までご連絡ください。

株式会社  エイム
個人情報保護管理者
〒755-0151
山口県宇部市西岐波区宇部臨空頭脳パーク1番